Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie oder Ernährungstherapie: Wer eine Heilmittelpraxis führt, behandelt Patienten und muss nebenbei ein Regelwerk beherrschen, das mit der Therapie wenig zu tun hat. Zulassung, Verträge mit den Krankenkassen, Zuzahlung der Patienten, Abrechnungsfristen und Dokumentation entscheiden darüber, ob Ihre Leistung am Ende bezahlt wird. Dieser Beitrag erklärt verständlich die wichtigsten Regeln und die Fallen, in die Praxen immer wieder laufen.
Zulassung
Wer darf mit den Krankenkassen abrechnen?
Heilmittel dürfen nur Praxen abrechnen, die von den Krankenkassen zugelassen sind. Die Zulassung ist an die Person und an die Praxis gebunden. Sie setzt eine anerkannte Berufsausbildung voraus und eine Praxis, die die Vorgaben der Zulassungsempfehlungen erfüllt, zum Beispiel geeignete Behandlungsräume, die nötige Ausstattung und eine fachliche Leitung.
Je nach Heilmittel kommen weitere Anforderungen dazu. Bei der Ernährungstherapie etwa ist die Zulassung auf einzelne Krankheitsbilder bezogen und verlangt zusätzliche Berufserfahrung und Fachkenntnisse. Wer neue Standorte eröffnet oder Therapeuten mit neuen Schwerpunkten einstellt, sollte deshalb vorab prüfen, ob die bestehende Zulassung dafür reicht.
Ein Praxisraum ist nicht in jedem Fall nötig: Wer ausschließlich Hausbesuche macht und dafür nur in begrenztem Umfang tätig ist, braucht nach der Rechtsprechung nicht zwingend einen zusätzlichen Behandlungsraum. Ob das für Sie gilt, hängt vom Einzelfall ab und sollte vor der Antragstellung geklärt werden.
Verträge
Was regeln die Verträge mit den Krankenkassen?
| Regelung | Inhalt | Praxisfolge |
|---|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Welche Maßnahmen es gibt, mit welchem Inhalt und Ziel | Nur was beschrieben und verordnet ist, wird bezahlt |
| Therapieplan | Ziele und Vorgehen nach der ersten Diagnostik | Gehört zum Behandlungsbeginn |
| Verlaufsdokumentation | Nach jeder Therapieeinheit: Leistung und Wirkung | Fehlt sie, drohen Beanstandungen |
| Bericht an den Arzt | Auf Wunsch am Ende der Verordnung | Hilft bei der Folgeverordnung |
| Abrechnungsfristen | Rechnungen müssen rechtzeitig vorliegen | Verspätet eingereichte Rechnungen werden nicht bezahlt |
Die Verträge unterscheiden sich je nach Heilmittel und können sich ändern. Prüfen Sie daher regelmäßig die aktuelle Fassung für Ihren Bereich, denn Änderungen kommen oft per Ergänzungsvereinbarung.
Zuzahlung
Zuzahlung: Wer trägt das Risiko?
Gesetzlich Versicherte müssen sich an den Kosten beteiligen, in der Regel mit 10 Prozent der Kosten plus 10 Euro je Verordnung. Kinder und Jugendliche sind befreit, außerdem Versicherte, die ihre Belastungsgrenze erreicht haben. Die Praxis zieht die Zuzahlung ein. Zahlt der Patient nicht, gilt Folgendes:
- Erst die Praxis: Sie fordern den Betrag schriftlich an und setzen eine Frist, etwa 14 Tage.
- Dann die Krankenkasse: Bleibt die Zahlung aus, melden Sie dies der Kasse. Die Kasse zieht die Zuzahlung ein, und Sie stellen den Betrag mit der Behandlung in Rechnung.
- Kein Klageweg: Die Zuzahlung ist ein gesetzlicher Anspruch der Krankenkasse. Die Praxis kann ihn nicht selbst gerichtlich durchsetzen, sie handelt nur im gesetzlichen Auftrag der Kasse.
Ein Punkt wird häufig übersehen: Die Zuzahlung gehört zu den Forderungen aus der Behandlung und unterliegt deshalb derselben Frist wie die Vergütung. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Ausschlussfrist
Die Neun-Monats-Frist: Wenn Forderungen verfallen
In den Heilmittelverträgen steht eine Regel, die viele Praxen erst bemerken, wenn es zu spät ist: Forderungen aus Vertragsleistungen können nach Ablauf von neun Kalendermonaten nicht mehr geltend gemacht werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Monats, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde. Entscheidend ist der Eingang der Rechnung bei der Kasse. Für spät eingehende Rechnungen gibt es keine Vergütung.
Die Regel gilt auch für die Zuzahlung. Das heißt: Wer eine offene Zuzahlung erst nach Monaten an die Kasse meldet, kann sie womöglich weder vom Patienten noch von der Kasse erhalten. Solche Ausschlussfristen sind rechtlich zulässig und werden von den Gerichten bestätigt. Sie sollen die Abrechnung beschleunigen und lange Rückstellungen vermeiden.
Auch die Mahnung hilft dann nur noch begrenzt: Sie dürfen den Patienten weiter freundlich an die Zahlung erinnern, aber ein gerichtliches Mahnverfahren ist ohne durchsetzbaren Anspruch nicht anzuraten. Besser ist es, den Ablauf so zu organisieren, dass es gar nicht erst dazu kommt.
Dokumentation
Dokumentation: zeitnah und vollständig
Dokumentation ist keine lästige Zusatzarbeit, sondern Teil der Behandlung und Ihr wichtigster Nachweis gegenüber Kasse, Arzt und Patient. Für den Alltag gelten diese Regeln:
- Nach jeder Einheit: Halten Sie fest, was Sie getan haben und wie der Patient reagiert hat.
- Zeitnah: Am selben Tag, spätestens am nächsten. Sammelnachträge Wochen später wirken unglaubwürdig.
- Nie im Voraus: Eine Leistung darf erst dokumentiert werden, wenn sie erbracht ist. Vorausdokumentation ist unzulässig und kann den Vorwurf falscher Abrechnung begründen.
- Berichte rechtzeitig: Therapieberichte sollten so früh vorliegen, dass der Arzt noch vor Ende der Verordnung folgeverordnen kann.
- Arbeitszeit: Wer Dokumentation verlangt, muss dafür auch Zeit einplanen. Terminlücken und kurze Pausen in der Behandlung lassen sich dafür nutzen.
Welche Besonderheiten für Ihr Heilmittel gelten, etwa ob während der Behandlung am Patienten dokumentiert werden darf, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag. Interne Dokumentationsstandards sollten Sie deshalb für jede Berufsgruppe einzeln gegen den aktuellen Vertrag prüfen.
Verträge mit Patienten
Behandlungsvertrag, Datenschutz und Teletherapie
Gesetzlich Versicherte, Privatpatienten und Selbstzahler brauchen unterschiedliche Unterlagen. Bei Privatpatienten und Selbstzahlern schuldet der Patient die Vergütung selbst. Ob und in welcher Höhe seine Versicherung erstattet, hängt von seinem Tarif ab. Weisen Sie darauf in den Unterlagen deutlich hin, denn Streit entsteht meist an gekürzten Erstattungen.
- Behandlungsvertrag und AGB: Regeln Terminabsagen, Ausfallhonorar und Zahlungsweise. Unklare Klauseln sind unwirksam.
- Datenschutz: Patienteninformation und Einwilligungen müssen zu Ihrer Praxis passen, besonders bei Datenaustausch mit Ärzten, Kassen und Software.
- Teletherapie: Möglich ist sie nur als Videokontakt über ein datenschutzkonformes System, mit Information und Einwilligung des Patienten.
Checkliste
Typische Fehler in der Heilmittelpraxis
- Abrechnung: Offene Zuzahlungen zu spät gemeldet
- Neun-Monats-Frist nicht überwacht
- Rechnungen gesammelt statt zeitnah eingereicht
- Verordnungen nicht auf Fehler geprüft
- Zuzahlung ohne Frist und Belehrung angefordert
- Aktuelle Vertragsfassung nicht beachtet
- Organisation: Dokumentation im Voraus oder zu spät
- Keine Zeit für Dokumentation eingeplant
- Zulassung bei Erweiterung nicht geprüft
- Behandlungsvertrag und AGB veraltet
- Einwilligung zur Teletherapie fehlt
- PKV-Patienten nicht auf Erstattungsrisiko hingewiesen
Mein Rat
Prozesse so bauen, dass Fristen nie knapp werden
Die meisten Verluste in Heilmittelpraxen entstehen nicht durch Streit, sondern durch Fristen und fehlende Unterlagen. Legen Sie feste Abläufe fest: Zuzahlung früh anfordern, offene Beträge rechtzeitig an die Kasse melden, Rechnungen zeitnah einreichen und Dokumentation am Behandlungstag erledigen. Ich berate Praxisinhaber und Therapeuten bei Zulassung, Verträgen, Abrechnungsfragen, Dokumentationsstandards und Datenschutz und prüfe gern Ihre Musterverträge. Sprechen Sie mich für ein Erstgespräch an.