Apotheken sind Heilberuf und Unternehmen zugleich. Der Apotheker führt einen Betrieb, aber nach Regeln, die ihm viel Verantwortung auferlegen: Er braucht eine persönliche Erlaubnis, muss bei jeder Abgabe sorgfältig prüfen, steht unter der Aufsicht von Behörde und Kammer und wird von den Krankenkassen bei der Abrechnung kontrolliert. Dieser Beitrag erklärt verständlich die wichtigsten Regeln und was zu tun ist, wenn Beschwerden, Rückforderungen oder ein Todesfall die Apotheke in Schwierigkeiten bringen.
Betriebserlaubnis
Wer darf eine Apotheke betreiben?
Für den Betrieb einer Apotheke braucht es eine Betriebserlaubnis. Sie wird nur auf Antrag erteilt und setzt unter anderem voraus: die deutsche Approbation als Apotheker, volle Geschäftsfähigkeit, Zuverlässigkeit, gesundheitliche Eignung und geeignete Räume. Eine Bedarfsplanung wie bei den Ärzten gibt es für Apotheken nicht.
- Personen- und ortsbezogen: Die Erlaubnis gilt für diesen Apotheker und diese Apotheke.
- Persönliche Leitung: Der Inhaber muss die Apotheke selbst leiten. Andere dürfen ihn nur eingeschränkt vertreten.
- Kein Fremdbesitz: Beteiligen dürfen sich grundsätzlich nur Apotheker, und eine Gesellschaft ist nur in engen Formen möglich.
- Filialen: Erlaubt sind bis zu drei Filialapotheken, die in derselben oder in benachbarten Städten oder Kreisen liegen. Für jede Filiale braucht es einen verantwortlichen Apotheker.
Die Erlaubnis kann erlöschen oder widerrufen werden, etwa wenn der Inhaber verstirbt, verzichtet oder sich als unzuverlässig erweist. Wer seine Apotheke verpachten will, darf das nur in gesetzlich geregelten Fällen.
Abgabe
Pflichten bei der Abgabe von Arzneimitteln
Apotheken haben die Aufgabe, die Bevölkerung ordnungsgemäß mit Arzneimitteln zu versorgen. Dazu gehören Prüfung, Beratung und sichere Abgabe. Die wichtigsten Regeln:
- Rezept prüfen: Wirkstoff, Darreichungsform, Stärke und Menge müssen mit der Verordnung übereinstimmen.
- Unklarheiten klären: Bei Zweifeln oder Widersprüchen darf nicht abgegeben werden, bis der Arzt Rücksprache gehalten hat.
- Keine Eigenmächtigkeit: Der Apotheker darf eine ärztliche Verordnung nicht eigenmächtig ändern. Das Verordnungsrecht liegt beim Arzt.
- Beratung: Sie ist Pflicht, auf Nachfrage und auch ohne Nachfrage, wenn die Arzneimittelsicherheit betroffen ist. PTA und anderes Personal dürfen übernehmen, aber nur unter Aufsicht und nach Festlegung durch den Inhaber.
- Dokumentation: Bestimmte Vermerke, etwa ein Handzeichen auf der Verordnung, sind vorgeschrieben.
- Missbrauch beachten: Besteht Verdacht auf Missbrauch, kann und muss die Abgabe verweigert werden.
Besonders sorgfältig sollten Sie bei handschriftlichen Verordnungen und bei Medikamenten mit Missbrauchsrisiko vorgehen. Ein Vier-Augen-Prinzip bei der Kontrolle und eine nachvollziehbare Dokumentation schützen im Streitfall am besten.
Kammerverfahren
Beschwerde bei der Apothekerkammer: So reagieren Sie
Jeder Apotheker ist Mitglied der Apothekerkammer und unterliegt deren Berufsaufsicht, im schwersten Fall auch der Berufsgerichtsbarkeit. Beschwerden von Kunden landen oft bei der Kammer oder bei der Apothekenaufsicht, manchmal bei beiden gleichzeitig. Die Kammer schreibt dann an die Apotheke und bittet um Stellungnahme.
Ein solches Schreiben ist kein Urteil, sollte aber ernst genommen werden. Bewährt hat sich dieses Vorgehen:
- Frist einhalten: Reagieren Sie rechtzeitig. Wer nicht antwortet, bekommt Erinnerungen und verschlechtert seine Lage.
- Sachverhalt genau schildern: Was wurde verordnet, was wurde abgegeben, wer hat geprüft, was wurde gesagt? Bleiben Sie sachlich und vermeiden Sie Vorwürfe gegen den Beschwerdeführer.
- Abläufe darstellen: Die Kammer fragt oft nach dem allgemeinen Ablauf der Rezeptprüfung. Zeigen Sie, dass Ihr Betrieb Fehler systematisch verhindert, etwa durch Vier-Augen-Prinzip und Schulung.
- Belege anbieten: Rezeptkopie, Dokumentation und, wenn sinnvoll, die betroffenen Packungen.
- Konsequenzen zeigen: Auch wenn kein Fehler vorlag, kann es sinnvoll sein, Abläufe nachzuschärfen und das mitzuteilen.
Lässt sich kein berufsrechtliches Fehlverhalten feststellen, stellt die Kammer das Verfahren ein. Das gelingt meist, wenn die Apotheke ordnungsgemäß geprüft hat, die Verordnung die Ursache war und der Ablauf sauber belegt ist.
Retaxation
Retaxation: Wenn die Krankenkasse kürzt
Die Krankenkasse bezahlt Rezepte nur, wenn die Abgabe den Vorgaben von Gesetz, Rahmenvertrag und Landesvertrag entspricht. Verstößt eine Abgabe dagegen, kann die Kasse die Zahlung kürzen oder zurückfordern. Man nennt das Retaxation. Typische Anlässe sind fehlende Angaben auf der Verordnung, nicht eingehaltene Abgabebestimmungen oder Formfehler.
Für die Retaxation gelten feste Regeln, die jede Apotheke kennen sollte:
- Fristen: Viele Verträge begrenzen die Beanstandung auf einen festen Zeitraum, zum Beispiel zwölf Monate nach Eingang der Verordnungsblätter. Beanstandungen danach sind unzulässig, wenn die Kasse die Frist versäumt hat.
- Nachweise: Die Kasse muss ihre Beanstandung belegen, etwa durch Verordnungsblätter oder Kopien.
- Einspruch: Die Apotheke kann der Retaxation widersprechen, sollte aber Fristen im Vertrag beachten.
- Vergleich: Oft lohnt ein Vergleich, wenn Rechtslage und Beweislage offen sind. Prüfen Sie dann, was Sie realistisch riskieren.
Die genauen Fristen und Verfahren unterscheiden sich je nach Land und Kasse. Prüfen Sie deshalb immer den Vertrag, der in Ihrem Bundesland gilt, bevor Sie zahlen oder widersprechen.
Erbfall
Was gilt, wenn der Apotheker stirbt?
Stirbt der Inhaber, erlischt die Betriebserlaubnis, denn sie ist höchstpersönlich und nicht vererbbar. Die Apotheke kann dann nicht einfach von den Erben weitergeführt werden. Das Gesetz kennt aber Übergangsmöglichkeiten: Die Apotheke darf in bestimmten Fällen verpachtet werden, zum Beispiel durch erbberechtigte Kinder, bis das jüngste Kind 23 Jahre alt ist, oder durch den überlebenden Ehegatten. Ein laufender Pachtvertrag kann mit Genehmigung der Behörde für höchstens zwölf Monate mit den Erben fortgesetzt werden.
Schwieriger ist die Frage der Schulden. Die Erlaubnis geht nicht auf die Erben über, aber das Vermögen und die Verbindlichkeiten des Verstorbenen gehen grundsätzlich auf sie über. Krankenkassen vertreten deshalb oft die Auffassung, dass auch Rückforderungen aus Abrechnungen an die Erben gehen. Ob und in welchem Umfang das gilt, wird unterschiedlich beurteilt und kommt auf den Einzelfall an. Erben sollten daher:
- die Frist zur Ausschlagung der Erbschaft im Blick behalten, sie beträgt grundsätzlich sechs Wochen,
- prüfen, ob sie ihre Haftung auf den Nachlass beschränken können,
- Forderungen der Kassen nicht ungeprüft zahlen, sondern auf Fristen und Nachweise achten,
- Unterlagen der Apotheke sichern, denn sie sind für die Verteidigung gegen Rückforderungen wichtig.
Checkliste
Typische Fehler in der Apotheke
- Abgabe: Unklare Verordnung ohne Rücksprache abgegeben
- Handschriftliche Rezepte nicht doppelt geprüft
- Mitarbeiter ohne klare Aufgabenverteilung
- Vermerke und Dokumentation lückenhaft
- Kundenaussage über die ärztliche Verordnung gestellt
- Beratung nicht dokumentiert
- Verfahren: Schreiben der Kammer nicht beantwortet
- Stellungnahme ohne Belege abgegeben
- Retaxation ohne Prüfung der Frist bezahlt
- Vertragsfristen für Einspruch versäumt
- Nachfolge und Erbfall nicht vorbereitet
- Pacht und Erlaubnis nicht rechtzeitig geklärt
Mein Rat
Abläufe dokumentieren und früh Hilfe holen
Die meisten Verfahren in Apotheken lassen sich gewinnen oder vermeiden, wenn die Abläufe sauber sind und dokumentiert werden. Holen Sie sich bei einem Schreiben der Kammer oder einer Retaxation frühzeitig Unterstützung, bevor Sie antworten oder zahlen: Die erste Stellungnahme prägt das Verfahren. Ich berate Apothekerinnen und Apotheker bei berufsrechtlichen Verfahren, Retaxationen, Verträgen, Pacht und Nachfolge. Sprechen Sie mich gerne für ein Erstgespräch an.